Quer saber como criar um call center no WhatsApp? Leia o artigo de hoje.
Hoje quero mostrar como você pode transformar o atendimento ao cliente no WhatsApp em um processo muito mais eficiente e organizado, criando um verdadeiro call center dentro da plataforma.
Isso é essencial para quem lida com um grande volume de mensagens e precisa evitar os problemas comuns de comunicação, como respostas atrasadas, perda de clientes quando um funcionário sai da empresa ou mesmo a dificuldade de gerenciar comissões quando vários colaboradores estão envolvidos no atendimento.
Imagine o cenário: seu funcionário fica doente, sai de férias ou é desligado, e junto com ele vão todas as conversas e contatos dos clientes.
Isso pode gerar grandes prejuízos para o seu negócio, já que, muitas vezes, essas conversas estão vinculadas ao WhatsApp pessoal do funcionário.
Além disso, problemas como leitura indevida de mensagens ou disputas internas por comissões podem se tornar um pesadelo, complicando ainda mais a gestão da equipe e a satisfação dos clientes.
A solução para esses desafios é criar um call center automatizado no WhatsApp, utilizando uma ferramenta chamada Umbler Talk.
Essa plataforma permite que você conecte múltiplos números de WhatsApp a um único sistema, distribuindo a carga de mensagens de forma inteligente entre diferentes atendentes.
Isso não só reduz o risco de banimento por excesso de mensagens enviadas por um único número, mas também facilita a gestão do atendimento, garantindo que nenhuma mensagem fique sem resposta.
Um dos grandes diferenciais da Umbler é a possibilidade de conectar vários chips em um único plano, algo que outras ferramentas cobram individualmente por cada chip adicional, tornando o custo muito mais elevado.
Com a Umbler, você pode ter vários atendentes usando o mesmo número de WhatsApp ou diferentes números, tudo gerenciado de forma centralizada.
Isso otimiza o trabalho da equipe e proporciona um atendimento muito mais rápido e eficiente para seus clientes.
Antes de entrar nas funcionalidades principais da Umbler, vale destacar que a ferramenta oferece um período de teste gratuito de sete dias.
Isso permite que você explore todas as suas capacidades sem compromisso, avaliando se realmente é a solução ideal para o seu negócio.
Com a Umbler, você pode configurar diversos canais de atendimento, conectando múltiplos números de WhatsApp e distribuindo as mensagens entre os setores cadastrados da sua empresa na ferramenta, como vendas, suporte e financeiro.
Essa divisão facilita a organização e garante que cada mensagem seja direcionada para a pessoa ou equipe mais adequada, otimizando o fluxo de trabalho e melhorando a experiência do cliente.
Se sua equipe é composta apenas por um time de vendas, por exemplo, você pode simplificar o processo distribuindo as mensagens diretamente entre os atendentes, sem a necessidade de setores específicos.
Configurando a Distribuição de Mensagens e Otimizando o Atendimento
Agora que você já sabe como a Umbler pode ajudar a organizar o atendimento ao cliente no WhatsApp, vamos explorar mais detalhadamente como configurar a distribuição de mensagens e aproveitar ao máximo as funcionalidades dessa ferramenta.
Uma das características mais interessantes da Umbler é a possibilidade de distribuir as mensagens de forma inteligente entre os atendentes.
Isso significa que você pode configurar o sistema para encaminhar automaticamente as mensagens para o atendente que estiver disponível, para aquele que tiver menos conversas em aberto, ou até mesmo para o último atendente que interagiu com o cliente.
Essa flexibilidade é essencial para garantir que todas as mensagens sejam respondidas rapidamente e de forma eficiente, sem sobrecarregar nenhum membro da equipe.
A configuração dos setores é outro ponto chave.
Como mencionado anteriormente, você pode criar setores específicos, como vendas, suporte ou financeiro, e direcionar as mensagens automaticamente para o setor correspondente.
Se, por exemplo, um cliente entra em contato solicitando informações sobre pagamento, a mensagem pode ser encaminhada diretamente para o setor financeiro, sem passar por outros atendentes que poderiam não ter as informações necessárias.
Além disso, a Umbler permite a utilização de etiquetas para organizar os leads e as etapas do funil de vendas.
As etiquetas funcionam como marcadores que você pode atribuir a cada conversa, indicando em qual etapa do processo o lead se encontra.
Por exemplo, você pode criar etiquetas como “atração”, “nutrição”, “conscientização”, “venda” e “indicação”, e aplicá-las automaticamente ou manualmente às conversas.
Isso ajuda a manter um controle rigoroso sobre o progresso de cada lead e garante que nenhuma oportunidade seja perdida.
O uso de etiquetas é particularmente útil para equipes que lidam com um grande volume de leads.
Com elas, você evita a necessidade de reler toda a conversa para entender em que ponto do funil o cliente está.
Em vez disso, basta olhar para a etiqueta atribuída à conversa para ter uma visão clara do próximo passo a ser tomado.
Agora, vamos falar sobre as respostas rápidas.
Essa é outra funcionalidade que pode otimizar muito o trabalho da sua equipe.
As respostas rápidas são mensagens pré-configuradas que podem ser enviadas com apenas alguns cliques.
Isso é especialmente útil para situações em que certas informações são solicitadas com frequência, como pedidos de dados cadastrais, informações sobre produtos ou procedimentos de pagamento.
Ao configurar essas respostas, você economiza tempo e reduz o risco de erros de digitação, garantindo que as informações sejam sempre transmitidas de forma clara e consistente.
Além das respostas rápidas, a Umbler permite que você crie funis automatizados de atendimento.
Isso significa que, ao invés de enviar apenas uma mensagem, o robô pode coletar informações, enviar conteúdos como depoimentos ou materiais que ajudem a quebrar objeções, e até mesmo guiar o cliente por diferentes etapas do funil de vendas.
Por exemplo, se um cliente demonstra interesse em um produto, o robô pode iniciar uma sequência de mensagens que fornece mais detalhes sobre o item, compartilha depoimentos de outros clientes satisfeitos e, finalmente, oferece um link direto para a compra.
Esse tipo de automação não só acelera o processo de venda como também aumenta as chances de conversão, já que o cliente recebe as informações certas no momento certo.
O uso eficiente dessas funcionalidades transforma o WhatsApp em uma ferramenta de atendimento ao cliente muito mais poderosa, ajudando a organizar o fluxo de trabalho e a garantir que cada cliente receba o melhor atendimento possível.
Implementando Automação e Personalização no Atendimento com Bots
Agora que já discutimos as funcionalidades básicas da Umbler, como a distribuição de mensagens, o uso de etiquetas e as respostas rápidas, vamos mergulhar na criação e configuração de bots, que podem transformar ainda mais o atendimento ao cliente no WhatsApp.
A automação através de bots é uma das formas mais eficazes de otimizar o atendimento, especialmente quando você precisa lidar com um grande volume de mensagens e quer garantir que cada cliente seja atendido de forma rápida e eficiente.
Com a Umbler, você pode configurar bots que não só interagem com os clientes de forma automatizada, mas também personalizam o atendimento, guiando os usuários pelos caminhos certos com base em suas respostas.
Por exemplo, você pode configurar um bot para receber as primeiras mensagens de clientes que entram em contato com o seu número de WhatsApp.
O bot pode ser programado para saudar o cliente e pedir que ele selecione a área com a qual deseja falar – como financeiro, vendas ou suporte – simplesmente respondendo com um número correspondente.
Essa é uma maneira eficiente de segmentar automaticamente as mensagens e garantir que cada cliente seja direcionado para o setor correto.
Além disso, os bots da Umbler permitem a personalização da experiência do cliente. Suponha que um cliente selecione o setor de vendas.
O bot pode então solicitar que ele descreva suas necessidades ou o produto de interesse.
Com base na resposta, o bot pode enviar informações adicionais, oferecer produtos relacionados ou até mesmo transferir a conversa para um atendente especializado no item que o cliente está interessado.
Outra funcionalidade útil é a capacidade de o bot transferir automaticamente a conversa para um atendente humano após a interação inicial.
Por exemplo, depois que o cliente descreve sua necessidade, o bot pode agradecer pela informação e avisar que um atendente humano assumirá a conversa para ajudar com detalhes mais específicos.
Essa transição suave entre o bot e o atendimento humano melhora a experiência do cliente, garantindo que ele receba a atenção necessária sem sentir que está lidando apenas com uma máquina.
A integração de bots no seu atendimento ao WhatsApp não só aumenta a eficiência e a velocidade do atendimento, mas também permite que sua equipe foque em interações mais complexas, enquanto o bot cuida das tarefas repetitivas e simples.
Isso resulta em uma operação mais enxuta, custos reduzidos e clientes mais satisfeitos, que recebem respostas rápidas e personalizadas.
Maximizando Resultados e Melhorando a Experiência do Cliente
Vamos finalizar explorando como a Umbler pode ajudar a maximizar os resultados do seu atendimento no WhatsApp e melhorar significativamente a experiência do cliente, garantindo que cada interação seja uma oportunidade de fortalecer o relacionamento e impulsionar as vendas.
Uma das funcionalidades mais valiosas da Umbler é a capacidade de agendar mensagens.
Essa ferramenta é especialmente útil em situações onde o cliente pede para ser lembrado de algo ou para receber uma mensagem em um momento específico.
Por exemplo, se um cliente diz que só poderá finalizar uma compra na semana que vem, você pode agendar uma mensagem para ser enviada automaticamente no dia e hora combinados, garantindo que você não perca a oportunidade de fechar a venda.
O agendamento de mensagens também é ideal para follow-ups automáticos, onde você pode programar lembretes ou ofertas especiais que serão enviadas após um período de inatividade do cliente.
Essa automação não só mantém o cliente engajado, mas também aumenta as chances de conversão, uma vez que o cliente percebe que você está atento às suas necessidades e comprometido em oferecer um bom atendimento.
Além disso, a Umbler permite a coleta e análise de métricas de desempenho, o que é fundamental para qualquer operação de atendimento ao cliente.
A plataforma gera relatórios detalhados sobre o número de conversas atendidas, o tempo médio de resposta, as taxas de conversão e outros indicadores-chave de desempenho (KPIs).
Com esses dados em mãos, você pode identificar pontos fortes e áreas que precisam de melhorias, ajustando suas estratégias para obter melhores resultados.
Por exemplo, se os relatórios mostrarem que o tempo médio de resposta está alto, você pode investigar as causas e tomar medidas corretivas, como redistribuir a carga de trabalho entre os atendentes ou ajustar as regras de distribuição de mensagens.
Da mesma forma, se as taxas de conversão estiverem abaixo do esperado, você pode revisar as mensagens automatizadas, os funis de vendas ou a abordagem dos atendentes para identificar onde estão os gargalos e corrigi-los.
A análise de métricas também ajuda a manter o controle sobre o desempenho individual dos atendentes.
Você pode acompanhar quem está realizando mais conversas, quem tem as melhores taxas de conversão e quem precisa de suporte adicional para melhorar seu desempenho.
Essa visão detalhada permite que você gerencie sua equipe de forma mais eficaz, oferecendo treinamentos direcionados e reconhecendo os esforços daqueles que se destacam.
Outro ponto a ser destacado é a segurança das informações.
Com a Umbler, você pode garantir que as conversas e dados dos clientes estejam protegidos, mesmo quando há múltiplos atendentes usando o mesmo sistema.
A plataforma permite que você configure permissões de acesso e privacidade para cada conversa, garantindo que informações sensíveis sejam acessíveis apenas para quem realmente precisa vê-las.
Além disso, você pode privar conversas específicas, impedindo que outros membros da equipe acessem certos diálogos, como em interações com o RH ou assuntos financeiros.
A capacidade de transferir conversas entre setores e atendentes sem perder o contexto também é uma vantagem significativa da Umbler.
Quando uma conversa precisa ser transferida para outro atendente ou setor, todas as informações e histórico da conversa acompanham a transferência, garantindo que o cliente não tenha que repetir informações e que o atendimento continue de forma fluida e eficiente.
Isso melhora a experiência do cliente, que sente que está sendo bem atendido e que suas necessidades estão sendo compreendidas e tratadas com seriedade.
Por fim, a Umbler Talk oferece uma solução completa para quem precisa escalar o atendimento no WhatsApp sem perder qualidade.
Com funcionalidades como agendamento de mensagens, bots automatizados, respostas rápidas, e uma análise detalhada de métricas, a plataforma permite que você transforme o WhatsApp em um verdadeiro canal de vendas e suporte ao cliente, tudo isso enquanto otimiza o trabalho da sua equipe e melhora a satisfação dos clientes.
Se você ainda não experimentou a Umbler, eu recomendo que aproveite a oferta de teste gratuito por sete dia.
Esse período de teste é uma excelente oportunidade para explorar todas as funcionalidades da plataforma e ver como ela pode transformar o seu atendimento no WhatsApp.
Mas lembre-se: o verdadeiro valor da Umbler só será percebido quando você colocar todas essas dicas em prática.